Devenir assistant administratif

Un agent administratif, qu’il exerce dans le secteur privé ou dans la fonction publique, est un maillon essentiel de son service, dont il assure l’organisation, l’intendance, la gestion et la coordination d’un point de vue administratif.

Voici un tour d'horizon complet du métier d’assistant administratif, comprenant les fonctions exercées, les qualités requises, les conditions d’accès à ce poste, les débouchés, les perspectives d’évolution et des indications relatives au salaire.

Qu’est-ce qu’un assistant administratif ?

Le rôle de l’assistant administratif

Les missions de l’assistant administratif peuvent varier selon le poste qu’il occupe et l’activité de la société pour laquelle il exerce, mais il est généralement la personne qui encadre et coordonne toutes les tâches quotidiennes indispensables au fonctionnement de son service. Il ne faut pas confondre ce poste avec celui de secrétaire, qui se concentre principalement sur du traitement de correspondances et de la gestion d’agenda. L’assistant administratif est plus polyvalent qu’un secrétaire.

Les missions de l’assistant administratif

Les missions de l’assistant administratif dépendent des besoins de son employeur, mais on peut identifier certaines missions qui lui sont généralement attribuées :

• Traiter et rédiger des courriers ;
• Accueillir des clients, des fournisseurs ou des partenaires ;
• Prendre des rendez-vous et passer des appels téléphoniques ;
• Classer et archiver des dossiers ;
• Planifier des réunions de travail ;
• Préparer les déplacements professionnels de ses collègues ;
• Organiser la répartition de certaines tâches ;
• Rédiger des comptes-rendus, des présentations ou des rapports ;
• Veiller à la bonne exécution de certaines tâches par des collègues ;
• Détecter d’éventuels problèmes dans le service et en référer à sa hiérarchie ;
• Réaliser des opérations comptables basiques ;
• Effectuer le lien entre plusieurs services de l’entreprise.

Son environnement de travail

L’assistant administratif peut exercer dans tout type d’entreprises privées ou de services publics. Toutes les structures, des TPE aux grandes entreprises, en passant par les PME ou les établissements publics ou parapublics, ont besoin d’assistants administratifs pour faciliter le quotidien des dirigeants, des cadres ou des employés.

L’assistant administratif est salarié, à temps plein ou à temps partiel. Il travaille en bureau et ses missions à l’extérieur sont rares. Parfois, avec l’ancienneté, il peut encadrer une équipe.

Les qualités requises pour devenir assistant administratif

L’assistant administratif doit être disponible et flexible, car son poste est souvent polyvalent. Il sait gérer les priorités de ses différents interlocuteurs et a le sens des responsabilités.

Grâce à son excellent sens de l’organisation, il sait prioriser ses tâches pour que la journée de travail des personnes pour lesquelles il travaille s’écoule dans la fluidité.

Il doit aussi être poli, diplomate et discret et son sens du relationnel est excellent. Il sait adapter son comportement à son interlocuteur.

Il maîtrise parfaitement le français et éventuellement les autres langues de travail utilisées dans son entreprise, ainsi que les outils informatiques. Il écoute les consignes, mais sait aussi prendre des initiatives et être force de proposition lorsque cela est nécessaire.

Les avantages et inconvénients du métier d’assistant administratif

Les avantages du métier d’assistant administratif

L’assistant administratif effectue des missions très diversifiées, ce qui lui permet de ne jamais tomber dans une routine quotidienne. Chaque jour est généralement l’occasion de découvrir une nouvelle activité ou d’apprendre un nouveau savoir-faire.

Il est constamment au contact d’autres personnes, que ce soit les membres de son service, ses supérieurs hiérarchiques ou parfois les clients de l’entreprise qu’il accueille. Il est rarement isolé et peut généralement compter sur le soutien de son équipe en cas de difficulté.

Puisque tous les secteurs ont besoin de ce type de professionnels, l’assistant administratif peut postuler dans un domaine qui le passionne comme le jeu vidéo, l’industrie du luxe ou encore l’industrie automobile.

Les inconvénients du métier d’assistant administratif

Souvent, l’assistant administratif travaille sous pression. Il doit tout de même se montrer efficace, aimable et serviable.

Il doit garder les idées claires et savoir intégrer plusieurs consignes simultanément, puis les exécuter par ordre de priorité. Il peut parfois être délicat de gérer la relation avec différents interlocuteurs.

Aussi, l’assistant administratif travaille beaucoup sur ordinateur, souvent pendant des périodes prolongées sans interruption.

Comment devenir assistant administratif ?

Un BEP ou un CAP sont le minimum requis pour prétendre à un poste d’assistant administratif, mais des études supérieures peuvent être envisagées, pour de meilleures perspectives sur le marché du travail et un salaire plus conséquent.

Études et formations requises pour devenir assistant administratif

Le métier d’assistant administratif est ouvert à différents niveaux d’étude, mais de plus en plus de postes à pourvoir exigent désormais un niveau Bac+2.

Les diplômes

Voici quelques exemples de diplômes qui peuvent vous permettre de devenir assistant administratif, mais cette liste n’est pas limitative :

• Le CAP ou le BEP Métiers du Secrétariat. Le CAP est généralement plus professionnalisant alors que le BEP était préféré par les étudiants souhaitant poursuivre leurs études en bac professionnel. Le BEP a été supprimé à la rentrée 2021, mais vous pouvez toujours vous prévaloir de votre diplôme si vous l’avez obtenu avant sa suppression ;
• Le Bac Professionnel Secrétariat ou le Bac techno STG Communication et gestion de ressources humaines. Il s’intègre en sortie de troisième, ou après l’obtention d’un diplôme de niveau CAP. Les études se déroulent en lycée professionnel sur trois ans ;
• Le BTS Assistant de manager, Assistant de gestion PME-PMI ou Assistant de direction. Il peut s’intégrer sur dossier après un bac général, ou après un bac professionnel à la condition d’avoir obtenu d’excellentes notes. Il peut se faire en alternance ;
• Le DUT Gestion des Entreprises et des administrations (GEA) ou Gestion administrative et commerciale des organisations (GACO). Il s’intègre après un bac S, ES ou STG et peut faire l’objet d’un contrat de professionnalisation ou d’apprentissage.

Les concours de la fonction publique

Pour être employé dans la fonction publique territoriale et ainsi devenir assistant de gestion administrative, qui est un poste de catégorie C, un niveau BEP ou CAP est nécessaire. Le candidat doit passer des épreuves écrites et orales, sous forme de concours, c’est-à-dire que seul un nombre prédéfini de candidats sera admis. L’âge minimum pour passer le concours est 18 ans.

Les débouchés

Une bonne employabilité

Puisque toutes les sociétés et administrations ont besoin de personnel pour gérer et coordonner leurs tâches du quotidien, l’employabilité des assistants administratifs est bonne. On compte environ 135 000 assistants administratifs salariés en France.

Les études en alternance ou les stages en entreprise facilitent grandement l’insertion sur le marché du travail pour les jeunes diplômés du secteur.

Le salaire

Un assistant administratif perçoit une généralement une rémunération mensuelle comprise entre 1 300 euros et 2 300 euros bruts. Ce montant varie en fonction de la société dans laquelle il exerce et du cadre de ses missions.

Avec l’ancienneté, l’assistant administratif parvient généralement à augmenter son salaire en gravissant les échelons en interne ou en valorisant son expérience passée dans une nouvelle entreprise.

Dans la fonction publique, les salaires bruts s’élèvent à 1 607 euros bruts en début de carrière, et à 2 750 euros en fin de carrière. La fonction publique permet souvent d’obtenir un meilleur salaire en tant que débutant, mais elle limite aussi les évolutions puisque, contrairement au secteur privé dans lequel tous les salaires sont envisageables, l’administration publique répond à des grilles salariales strictes.

Les évolutions de carrière

L’assistant administratif peut rapidement évoluer dans son entreprise s’il fait ses preuves et qu’il est capable d’apprendre sur le terrain. Il se verra confier de plus en plus de responsabilités, et son salaire augmentera en conséquence. De plus, grâce à la formation continue l’assistant administratif a la possibilité d’acquérir de nouvelles compétences qui peuvent lui permettre de gravir les échelons et devenir attaché de direction, assistant commercial ou chargé des ressources humaines, par exemple. À ce titre, les formations peuvent être financées par le Compte Personnel de Formation (CPF).

Dans la fonction publique, l’assistant administratif peut passer des concours internes pour devenir adjoint administratif, puis adjoint administratif principal ou rédacteur ou encore secrétaire administratif.

Les horaires de travail

L’assistant administratif est généralement contraint de travailler selon les horaires d’ouverture de son service, généralement de 9 heures à 18 heures. Il peut exister des contraintes spécifiques en fonction de l’affection dans un service particulier.

Généralement, l’assistant administratif ne travaille pas le samedi ni le dimanche. S’il doit travailler le samedi, c’est souvent en roulement avec d’autres collègues, et il dispose alors de son lundi ou d’un autre jour de repos dans la semaine.

Comment accéder au poste d’assistant administratif ?

Nous vous présentons dans cette rubrique quelques conseils qui vous permettront d’optimiser vos chances de décrocher le poste d’assistant administratif que vous convoitez.

Pour commencer, il est primordial d’être en état de veille sur les offres d’emploi d’assistant administratif, que ce soit sur les sites spécialisés, les réseaux sociaux type LinkedIn ou autre. Il ne faut pas non plus négliger les candidatures spontanées et le réseautage.

Nous poursuivrons avec ces quelques recommandations pour candidater de manière efficace :

Faire son CV (Curriculum Vitae)

Pour postuler de la meilleure de manière au poste d’assistant d’administration, il vous faut à l’évidence un CV et ce dernier doit être :

• Efficace et permettre ainsi au recruteur de cerner votre profil rapidement (notez que selon les diverses études menées, un recruteur met environ 25 à 45 secondes pour la lecture du CV assistant administratif, ce qui est peu et vous oblige à être percutant et attractif afin d’attirer l’attention du recruteur) ;
• Adapté à l’offre d’emploi convoité ou à la fiche emploi proposé par le recruteur ;
• Pertinent, pour vous permettre de décrocher un entretien, le but final de ce processus.

Personnaliser sa lettre de motivation

Voici quelques points à mettre en évidence lors de la rédaction de votre lettre de motivation :

• Votre désir d’exercer l’emploi auquel vous postulez ;
• Vos compétences en accentuant sur les qualités requises spécifiquement au niveau de l’administration dans laquelle vous postulez.

Bien se présenter lors de l’entretien

L’entretien est la dernière ligne droite qui vous permettra d’accéder au poste d’assistant d’administration. Voici quelques conseils à retenir :

• Montrez de l'intérêt à la structure dans laquelle vous postulez en effectuant une recherche sur l’établissement au préalable ;
• Soyez humble et courtois ;
• Vous devez en toute circonstance vous montrer qualifié et fiable et ainsi rassurer vos interlocuteurs.